Suinteresuotosios šalys elektroniniu paštu teiraujasi apie projektą. Dirbtinio intelekto agentas patikrina informaciją sistemose „Jira“ ir „Confluence“ ir atsako pateikdamas patikrintus faktus
Problema: klausimai apie projekto būklę, kurie trukdo komandos darbui
Suinteresuotosios šalys nori žinoti, kaip sekasi vykdyti jų projektus. Tai suprantamas klausimas, kuris užduodamas nuolat. Kaip sekasi vykdyti užduotis? Ką dar liko padaryti? Kas nutiko su duomenų rinkiniu? Kada bus pasiektas kitas etapas?
Kiekvienas klausimas yra paprastas. Svarbu, kas ir kaip į jį atsako. Projekto vadovas gauna el. laišką, atidaro „Jira“, kad patikrintų užduočių lentą, pereina į „Confluence“, kad peržiūrėtų dokumentaciją, parašo atsakymą su atitinkama informacija ir išsiunčia jį atgal. Penkiolika minučių atsakant paprastą klausimą. Dar ilgiau, jei reikia surinkti informaciją iš kelių šaltinių.
Pertraukimo sąnaudos yra sunkiau išmatuojamos, bet taip pat svarbios:
- Užduočių keitimas - kiekvienas klausimas apie progresą išblaško susikaupusį darbuotoją. Pats atsakymas užtrunka keletą minučių, bet grįžti į gilaus susikaupimo būseną po sutrikdymo užtrunka ilgiau.
- Nepastovus atsakymų formatas - skirtingi žmonės skirtingai apibendrina informaciją. Vienas atsakymas yra išsamus ir struktūrizuotas, kitas – trumpas dviejų eilučių tekstas. Suinteresuotosios šalys gauna nevienodą patirtį, priklausomai nuo to, kas atsako ir kada.
- Vėluojantys atsakymai - kai asmuo, kuris žino apie projektą, yra užsiėmęs, susitikime arba atostogose, klausimas lieka be atsakymo. Suinteresuotosios šalys primena. Ciklas kartojasi.
- Nėra įrašų apie tai, kas buvo perduota - atsakymai yra atskiruose el. pašto pokalbiuose. Nėra centralizuoto žurnalo, kuriame būtų užfiksuota, kas buvo paklausta, kas buvo atsakyta ir ar informacija buvo tiksli.
Informacija, kurios reikia suinteresuotosioms šalims, jau yra saugoma „Jira“ užduotyse ir „Confluence“ puslapiuose. Kliūtis yra ne prieiga prie duomenų, o žmogiškosios pastangos, reikalingos jiems surasti, surinkti ir pateikti klientui tinkamu formatu.
Kaip sistema veikia
„Client Project Status Email Agent“ yra dirbtinio intelekto sistema, kuri gauna suinteresuotųjų šalių el. laiškus, nustato, ko klausiama ir apie kokį projektą, ieško patvirtintų duomenų „Jira“ ir „Confluence“ sistemose ir atsako trumpu, klientui aiškiu atsakymu – visa tai be komandos nario įsikišimo.
Suinteresuotoji šalis siunčia el. laišką specialiai projektams skirtu el. pašto adresu. Agentas nustato, kas yra siuntėjas, su kokiais projektais jis susijęs ir ko prašo. Jei klausimas aiškus, jis paima atitinkamus duomenis iš „Jira“ ir „Confluence“, sudaro struktūrizuotą atsakymą ir atsako toje pačioje el. laiškų grandinėje. Jei projektas ar klausimas yra neaiškus, prieš tęsdamas jis prašo paaiškinimo.
Sistema veikia trimis etapais:
1 etapas: Gaunamų el. laiškų gavimas ir konteksto išskyrimas
Gavus el. laišką, sistema išskiria siuntėjo adresą, temą, laiško tekstą ir pokalbių grandinės metaduomenis. Tada ji patikrina projektų lentelę, kad nustatytų, su kokiais projektais siuntėjas yra susijęs, lygindama jo el. laišką su suinteresuotųjų šalių ir projektų identifikacinių kodų registru.
Šis kontekstas – kas klausia, prie kokių projektų turi prieigą ir ką parašė – surenkamas į struktūrizuotą įvestį ir perduodamas DI agentui. Agentas niekada neveikia aklai; prieš pradėdamas planuoti atsakymą, jis visada žino siuntėją ir jam aktualius projektus.
2 etapas: Agento komunikacija ir klausimų apdorojimas
Pagrindinė sistemos dalis yra DI agentas, veikiantis GPT-5.2 pagrindu ir turintis prieigą prie „Jira“ ir „Confluence“ įrankių. Agentas gauna paruoštą kontekstą ir laikosi struktūruoto sprendimų priėmimo proceso:
| Procesas | Ką agentas daro | | ------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Ketinimo atpažinimas | Nustato, ar laiškas yra klausimas apie projektą, priminimas, padėka ar kažkas, kas nepatenka į kompetencijos sritį | | Projekto identifikavimas | Susieja užklausą su konkrečiu projektu, remdamasis siuntėjo ryšiais ir laiško turiniu | | Prieigos patvirtinimas | Patvirtina, kad siuntėjas turi teisę gauti informaciją apie identifikuotą projektą | | Duomenų paieška | Jira sistemoje ieško informacijos apie sprinto būseną, užduočių vykdymo pažangą ir problemų detales; Confluence sistemoje ieško dokumentacijos ir techninio konteksto | | Atsakymo generavimas | Sudaro glaustą, klientui aiškų atsakymą, naudodamas tik patikrintus faktus iš surinktų duomenų |
Agentas klasifikuoja kiekvieną užklausą – bendrą būklės patikrinimą, konkretų techninį klausimą, pakartotinį prašymą arba jo kompetenciją pranokstantį klausimą ir kiekvieną teisingą atsakymą, prašymą paaiškinti, atsisakymą suteikti prieigą arba mandagų pokalbio užbaigimą. Ši klasifikacija saugoma kartu su pokalbiu, kad būtų galima atsekti agento sprendimus.
Svarbiausia, kad agentas veikia pagal griežtas taisykles: jis naudoja tik faktus, gautus iš „Jira“ ir „Confluence“, nespekuliuoja ir neatskleidžia vidinių techninių identifikatorių ar komandai skirtų detalių. Atsakymas visada rašomas klientams.
Agentas taip pat išlaiko pokalbių istoriją pagal siuntėją, todėl tolesni klausimai toje pačioje pokalbių grandinėje tvarkomi atsižvelgiant į ankstesnių pranešimų kontekstą.
3 etapas: Atsakymo pateikimas ir duomenų saugojimas
Agento atsakymas siunčiamas atgal suinteresuotajai šaliai kaip atsakymas į pradinę el. pašto pokalbio grandinę, išlaikant natūralų pokalbio srautą. Tuo pačiu metu visas pokalbis įrašomas į NocoDB lentelę: pradinis klausimas, agento atsakymas, projekto raktas, klausimo ir atsakymo klasifikacijos, laiko žymos ir pranešimų ID.
Tai sukuria struktūrizuotą kiekvieno suinteresuotojo asmens sąveikos įrašą: kas buvo paklausta, kas buvo atsakyta ir kaip užklausa buvo klasifikuota. Laikui bėgant, šis žurnalas tampa atsekama klientų komunikacijos istorija, kurią komanda gali peržiūrėti, tikrinti ar iš kurios gali pasimokyti.
Štai kaip tipiškas susirašinėjimas atrodo praktikoje:
Suinteresuotoji šalis rašo:
Sveiki, norėčiau gauti naujausią informaciją apie projektą.
Agentas atsako:
Ar galėtumėte patikslinti, apie kokį projektą kalbate?
Šiuo metu esate susijęs su:
• ScanVault Document Intelligence“
• „VoxInsight Conversation Analytics“
Kai patvirtinsite projektą, pateiksiu trumpą progreso ataskaitą.
Suinteresuotoji šalis atsako:
VoxInsight
Agentas atsako:
Štai dabartinė „VoxInsight“ pokalbių analizės būklė.
Užbaigta: kalbos į tekstą transkripcijos procesas, kalbėtojo identifikavimo modulis ir duomenų įkėlimo API skambučių įrašams.
Vykdoma: nuotaikos klasifikavimo modelio tobulinimas, temų išskyrimo variklis ir realaus laiko analizės informacijos suvestinė.
Užstrigę procesai: anotuotas mokymo duomenų rinkinys, skirtas konkrečios srities nuotaikos žymėms, laukia kliento peržiūros ir patvirtinimo (tikimasi kovo viduryje).
Apibendrinant, projektas aktyviai vystomas, pagrindinė NLP grandinė jau įgyvendinta, o dabar pagrindinis dėmesys skiriamas analizės sluoksniui.
Suinteresuotojo asmens klausimas:
Koks yra dabartinis nuotaikų klasifikavimo modelio progresas? Ar yra kokių nors kliūčių, kurios stabdo veiklą?
Agentas atsako:
Remiantis projekto dokumentacija, dabartinė nuotaikų klasifikavimo modelio būklė yra tokia:
Metodas: Patobulintas transformatoriaus modelis, apmokytas skambučių transkripcijų segmentais, klasifikuojantis nuotaikas pagal penkias kategorijas (teigiama, neigiama, neutrali, nusivylusi, eskalavimo rizika) su pasitikėjimo balais kiekvienam segmentui.
Dabartinė padėtis: Pagrindinis modelis, apmokytas naudojant bendrinius duomenis, pasiekė 83% tikslumą. Modelio tobulinimas kliento duomenimis bus atliktas gavus kliento kokybės kontrolės komandos anotuotą duomenų rinkinį; po to bus atlikti vertinimo testai.
Kliūtys: Anotuotas duomenų rinkinys yra pagrindinė kliūtis. Kol nebus gauti kliento peržiūrėti žymėjimai, modelis veiks naudodamas bendrinės informacijos koeficientus, dėl ko jo veikimas gali būti nepakankamas vertinant specifinę pramonės terminologiją.
Šiuo metu nėra nustatyta jokių kitų šiai funkcijai aktualių kliūčių.
Agentas patikslina klausimus, gauna duomenis iš „Jira“ ir „Confluence“, atsimena kontekstą tolesniuose pokalbiuose ta pačia tema ir užtikrina, kad kiekvienas atsakymas būtų pagrįstas patikrintais projekto duomenimis, visa tai vykstant natūralia el. pašto pokalbio forma.
Veikimo principas
Vienas „n8n“ darbo srautas tvarko visą ciklą:
- El. laiškų gavimas - kai į specialią pašto dėžutę patenka naujas el. laiškas, suveikia „webhook“. Duomenų turinys išanalizuojamas, kad būtų išgauti siuntėjo duomenys, tema, laiško tekstas, pokalbio ID ir pranešimo metaduomenys.
- Suinteresuotųjų šalių paieška - siuntėjo el. paštas palyginamas su „NocoDB“ projektų lentele. Nuorodomi visi projektai, su kuriais siuntėjas yra susijęs, kartu su projektų pavadinimais, „Jira“ identifikaciniais kodais ir aprašymais.
- Konteksto įvertinimas - išgauti el. pašto duomenys ir suinteresuotųjų šalių ryšiai su projektais sujungiami į vieną struktūrizuotą užklausą agentui.
- Agento vykdomi procesai - DI agentas gauna užklausą ir turi prieigą prie šešių įrankių: „Jira“ projekto paieškos, „Jira“ užduoties paieškos, „Jira“ užduoties išgavimo, „Confluence“ erdvių paieškos, „Confluence“ puslapių sąrašo ir atskirų puslapių paieškos. Agentas, remdamasis klausimu, nusprendžia, kuriuos įrankius naudoti, surenka atitinkamus duomenis ir sukuria struktūrizuotą JSON atsakymą, kuriame yra projekto raktas, išgrynintas klausimas, atsakymo tekstas, klausimo tipas ir atsakymo tipas.
- Atsakymo pristatymas - atsakymo laukas iš agento išvesties siunčiamas kaip el. laiško atsakymas. Siunčiamas tik klientui skirtas atsakymas; vidiniai metaduomenys lieka sistemoje.
- Pokalbių registravimas - keitimasis klausimais, atsakymais, klasifikacijomis, laiko žymėmis ir pranešimų ID įrašomas į „ClientEmailAgentConversations“ lentelę NocoDB.
Ką tai leidžia pasiekti
Sistema parodo, kokios galimybės atsiveria, kai DI agentas turi struktūriškai organizuotą prieigą prie įrankių, kuriuose iš tikrųjų saugomi projekto duomenys:
- Suinteresuotosios šalys gauna atsakymus per kelias minutes, o ne valandas - agentas atsako iškart, kai surenka informaciją ir suformuluoja atsakymą. Nereikia laukti, kol kas nors bus laisvas.
- Kiekvienas atsakymas grindžiamas patikrintais duomenimis - agentas juos gauna tiesiogiai iš „Jira“ ir „Confluence“. Jis neperfrazuoja iš atminties ir neimprovizuoja atsakymų.
- Pritaikyta klientams - agentui yra nurodyta neįtraukti vidinių identifikatorių, komandai skirtų pastabų ir techninio žargono. Atsakymai rašomi suinteresuotųjų šalių auditorijai.
- Pokalbio kontekstas išlieka - tolesni klausimai ta pačia tema tvarkomi atsižvelgiant į tai, kas buvo paklausta ir atsakyta anksčiau.
- Kiekvienas sąveikavimas yra registruojamas ir klasifikuojamas - pokalbių lentelėje aprašoma visa bendravimo istorija, kokia informacija buvo perduota kuriai suinteresuotajai šaliai ir kada.
Kas toliau?
Pagrindinė sistema sėkmingai tvarko visą ciklą nuo el. laiško gavimo iki atsakymo išsiuntimo. Plečiant agento galimybes dirbti su dar sudėtingesne projekto informacija, mūsų planuose numatyta:
- Vektorinė informacijos paieška - „Confluence“ puslapių ir „Jira“ turinio įterpimas į vektorių saugyklą, leidžianti agentui rasti atitinkamą dokumentaciją pagal semantinį panašumą, o ne pasikliaujant vien tik struktūrizuota paieška.
- Agento veiksmų atsekamumas - registruojama, kokias priemones agentas panaudojo, kokius duomenis surinko ir kaip atsakė į klausimą, taip suteikiant komandai skaidrią kiekvieno atsakymo logikos grandinės ataskaitą.
- Kelių modelių patikrinimas - atsakymo procesas suskirstomas į duomenų rinkimo, apibendrinimo ir savikontrolės etapus, kad vienas modelis rinktų faktus, kitas sudarytų atsakymą, o trečiasis prieš išsiuntimą patikrintų jį pagal taisykles.
- Išplėsta prieiga prie įrankių - agento prijungimas prie papildomų duomenų šaltinių, neapsiribojant „Jira“ ir „Confluence“, pvz., laiko sekimo sistemų, diegimo informacijos suvestinių ar pagrindinių projekto pasiekimų duomenų bazių, taip išplečiant klausimų, į kuriuos agentas gali tiksliai atsakyti, spektrą.
Bendras vaizdas
Kiekviena įmonė, įgyvendinanti projektus klientams, susiduria su ta pačia dilema: suinteresuotosios šalys nusipelno laiku pateikiamų, tikslių pranešimų, tačiau žmonės, geriausiai pasirengę juos pateikti, yra tie patys, kurie atlieka darbą. Kiekvienas atsakytas el. laiškas apie projekto būseną – tai laikas, nepraleistas kuriant.
„Client Project Status Email Agent“ sistema išsprendžia šią dilemą, klausimus ir atsakymus patikėdama DI agentui, kuris turi tiesioginę prieigą prie tų pačių projekto įrankių, kuriuos naudoja komanda, laikosi griežtų taisyklių dėl to, ką gali ir ko negali pasakyti, ir registruoja kiekvieną sąveiką, kad visa komunikacija būtų skaidri. Komanda lieka susikoncentravusi. Suinteresuotoji šalis gauna atsakymą. Įrašas išsaugomas automatiškai.