Kaip panaikinome rankinį duomenų įvedimą iš el. pašto į „Jira“ įdarbinimo lentą.
Problema: kandidatų laiškai, kurie greitai pasimeta
Konkurencingoje rinkoje laiko tarpas nuo kandidato laiško gavimo iki jo paraiškos peržiūros gali nulemti, ar kandidatas bus įdarbintas, ar ne. Kandidatai siunčia paraiškas el. paštu, dažnai įtraukdami motyvacinį laišką į laiško tekstą ir pridėdami CV. Gavus laišką, kažkas iš komandos turi jį perskaityti, išsiaiškinti, į kokią pareigybę asmuo pretenduoja, išskirti jo vardą ir kontaktinius duomenis, sukurti kortelę įdarbinimo lentelėje ir įkelti priedus – visa tai dar prieš kam nors pradedant vertinti kandidatą.
Vieno laiško atveju tai atrodo nereikšminga. Tačiau, kai per savaitę gauname dešimtis paraiškų, tai pareikalauja reikšmingų pastangų:
- Lėtas priėmimas - kiekviena paraiška lieka pašto dėžutėje, kol kas nors turi laiko ją apdoroti. Užimtu laikotarpiu tai gali trukti kelias dienas.
- Rankinis duomenų išgavimas - kiekvieno el. laiško skaitymas, ieškant kandidato vardo, el. pašto adreso, siekiamos pareigybės ir paraiškos datos, tada šių duomenų perrašymas į „Jira“. Tai pasikartojantis darbas, kurį atliekant lengva padaryti klaidų ir praleisti informaciją.
- Reikia ieškoti priedų - CV ir motyvaciniai laiškai gaunami kaip el. laiškų priedai. Kažkas turi atsisiųsti kiekvieną iš jų ir įkelti į tinkamą kortelę. Failai pasimeta, pridedami prie netinkamo kandidato arba tiesiog pamirštami.
- Nėra struktūrizuoto įrašo, kol kas nors jo nesukuria - kol kortelė nėra sukurta rankiniu būdu, kandidatas egzistuoja tik kaip neperskaitytas el. laiškas. Nėra matomumo, nėra statuso sekimo ir nėra jokio būdo įdarbinimo komandai imtis veiksmų.
Norėjome, kad paraiškos pasiektų „Jira“ įdarbinimo lentą paruoštos peržiūrai: struktūrizuotos, išsamios ir su visais aktualiais priedais, iš karto kai tik gaunamas el. laiškas.
Ką sukūrėme
Sistema veikia kaip tarpinė grandis tarp karjeros skyriaus pašto dėžutės ir „Jira“ įdarbinimo lentos. Kai gaunamas kandidato laiškas, sistema, pasitelkdama dirbtinį intelektą, išskiria reikiamą informaciją, sukuria struktūrizuotą užduotį lentoje ir prideda visus pateiktus dokumentus, niekam net neperžiūrėjus paties laiško.
Kandidato požiūriu niekas nepasikeičia: jis tiesiog siunčia laišką į karjeros skyriaus adresą. Įdarbinimo komandos požiūriu viskas pasikeičia: kai jie žiūri į lentą, kandidatas jau ten yra – jo vardas, pareigos, paraiškos data, laiško tekstas ir visi priedai yra išdėstyti tinkamose vietose.
Sistema apima visą kandidatų priėmimo procesą:
1. Patikrina ir išskiria kandidato informaciją naudojant dirbtinį intelektą
Kai el. laiškas patenka į karjeros skyriaus adresą, sistema pirmiausia patvirtina, kad jis buvo išsiųstas tinkamam adresatui, atrinkdama viską, kas netinka. Iš tinkamų el. laiškų ji išskiria laiško tekstą, apdorodama tiek tiesioginius laiškus, tiek persiųstus pokalbius.
Tada dirbtinio intelekto modelis nuskaito el. laiško turinį ir išskiria keturis pagrindinius laukelius:
| Išskirtas laukelis | Kas jame fiksuojama | | --------------------------- | ----------------------------------------------------- | | Kandidato vardas ir pavardė | Kandidato vardas ir pavardė, kaip nurodyta el. laiške | | Kandidato el. paštas | Kandidato kontaktinis el. paštas | | Pareigos | Pareigos, į kurias kandidatas pretenduoja | | Paraiškos pateikimo data | Kada buvo pateikta paraiška |
Duomenų išgavimas atliekamas laikantis griežtų taisyklių: jei lauko trūksta arba jis yra neaiškus, vietoj spėjimų paliekama tuščia vieta. Įdarbinimo lentos nepasiekia jokie išgalvoti duomenys.
2. Sukuria struktūrizuotą užduotį „Jira“ įdarbinimo lentoje
Turėdama išgautus duomenis, sistema sukuria naują užduotį „Jira“ įdarbinimo lentoje. Kandidato vardas ir pavardė tampa užduoties santrauka. Visas el. laiško tekstas tampa aprašymu, tiksliai išlaikant originalų pranešimą taip, kaip jį parašė kandidatas. Išgauti laukai (el. pašto adresas, pareigybė, paraiškos pateikimo data) įrašomi į atitinkamus pasirinktinius laukus.
Rezultatas – visiškai suformuota „Jira“ kortelė, kurią įdarbinimo komanda gali iškart peržiūrėti, priskirti ir perkelti per savo darbo eigą, neturėdama jos kurti pati.
3. Atsisiunčia ir prideda visus pateiktus dokumentus
Kandidatai paprastai prideda CV, motyvacinius laiškus, darbų pavyzdžius ar sertifikatus. Sistema paima kiekvieną priedą iš originalaus el. laiško, atsisiunčia kiekvieną failą ir įkelia juos tiesiai į atitinkamą „Jira“ užduotį.
Tai reiškia, kad įdarbinimo komanda mato kandidato kortelę su visais jau pridėtais dokumentais. Niekas neatsisiunčia failo iš el. laiško, nepakeičia jo pavadinimo ir neįkelia kur nors kitur. Originalūs dokumentai keliauja kartu su kandidato įrašu nuo pat el. laiško gavimo momento.
Kaip sistema veikia
Visas procesas veikia kaip 14 mazgų darbo eiga „n8n compact“ aplinkoje, nes užduotis yra tikslinė, o duomenų srautas – linijinis.
El. laiškų gavimas - „Resend“ webhook pradeda procesą, kai į el. pašto adresą gaunamas bet koks el. laiškas. Sistema iš webhook duomenų išskiria el. laiško ID ir paima visą laiško temą, tekstą, metaduomenis bei nuorodas į priedus.
Gavėjo patvirtinimas - patikrinama, ar el. laiškas iš tiesų buvo gautas. Neatitinkantys pranešimai yra atmesti be apdorojimo, todėl procesas lieka sutelktas į tikras paraiškas.
Turinio išgavimas - el. laiško tekstas išgaunamas, atsižvelgiant į persiųstus pranešimus. Kai kandidato el. laiškas buvo persiųstas personalo atrankos specialisto ar rekomendavusio asmens, sistema atskiria originalų pranešimo turinį nuo persiuntimo grandinės.
DI pagrįstas duomenų išgavimas - el. laiško turinys siunčiamas į DI modelį su struktūrizuota duomenų išgavimo užklausa. Modelis užpildo keturis laukelius: kandidato vardą, el. paštą, pareigas, į kurias kandidatuojama, ir paraiškos datą kompiuteriui suprantamu formatu. Trūkstami laukai paliekami kaip tuščios eilutės, o ne sugalvotos reikšmės.
„Jira“ užduoties sukūrimas - įdarbinimo lentoje sukurta nauja užduotis, kurioje išgauti laukai susieti su atitinkamais „Jira“ laukais. Visas el. laiško tekstas išsaugomas kaip užduoties aprašymas.
Priedų apdorojimas - iš originalaus el. laiško paimami visi priedai, kiekvienas iš jų apdorojamas, failai atsisiunčiami ir įkeliami į naujai sukurtą „Jira“ užduotį. Kiekvienas priedas automatiškai susiejamas su atitinkama kandidato kortele.
Kas pasikeitė
Nuo sistemos paleidimo kiekvienas į karjeros adresą išsiųstas kandidato el. laiškas automatiškai tampa „Jira“ kortele.
Anksčiau: komandos narys tikrindavo karjeros pašto dėžutę, skaitydavo kiekvieną laišką, rankiniu būdu kurdavo „Jira“ kortelę, įvesdavo kandidato duomenis, atsisiųsdavo priedus iš laiško ir įkeldavo juos į kortelę. Paraiškos likdavo neapdorotos savaitgaliais, švenčių dienomis ar darbingais laikotarpiais. Priedai kartais patekdavo į netinkamą kortelę. Kai kurie laiškai būdavo visiškai praleidžiami.
Dabar: kiekvienas į el. paštą atsiųstas laiškas per kelias sekundes virsta išsamia „Jira“ kortele, kurioje jau yra kandidato vardas ir pavardė, pareigos, į kurias kandidatuojama, paraiškos pateikimo data, laiško tekstas ir visi priedai. Įdarbinimo komanda atidaro savo lentą ir mato kandidatus, parengtus peržiūrai, nepriklausomai nuo to, kada laiškas buvo gautas.
Praktinis skirtumas:
- Kandidatų priėmimas tapo momentinis - kandidatai atsiranda įdarbinimo lentoje iškart, kai gaunamas jų laiškas, o ne tada, kai kas nors randa laiko jį apdoroti.
- Išnyko duomenų įvedimo klaidos - duomenų išgavimas naudojant DI visiškai pašalina transkribavimo etapą. Vardai, el. pašto adresai ir pareigos paimami tiesiai iš šaltinio.
- Priedai visada keliauja kartu su kandidatu - kiekvienas CV ir motyvacinis laiškas automatiškai pridedamas prie tinkamos „Jira“ užduoties. Nereikia nieko atsisiųsti, įkelti, nėra netinkamai suskirstytų dokumentų.
- El. pašto dėžutė nustojo būti kliūtimi - el. pašto adresas dabar yra pradžios taškas, o ne eilė, kurios judėjimo greitis priklauso nuo to, ar kas nors turi laiko peržiūrėti laiškus.
Kaip sistema bus tobulinama toliau
Dabartinė sistema apima pagrindinį paraiškų tvarkymo srautą. Keletas išplėtimų padidintų jos naudingumą:
- Dirbtiniu intelektu pagrįsta kandidatų atranka - CV turinio analizė, leidžianti išskirti kandidatus, atitinkančius konkrečius techninius reikalavimus ar patirties ribas, dar prieš įdarbinimo komandai atidarant jų anketą.
- Pagal pareigas pagrįstas nukreipimas - automatinis kandidatų priskyrimas skirtingoms lentelės skiltims ar komandos nariams, atsižvelgiant į pareigas, dėl kurių jie kreipėsi.
- Paraiškos patvirtinimas - automatinio patvirtinimo laiško išsiuntimas kandidatui, kai jo paraiška buvo gauta ir apdorota.
- Analitinės informacijos suvestinė - paraiškų skaičiaus stebėjimas pagal pareigas, šaltinį ir laikotarpį, kad įdarbinimo komanda galėtų įvertinti įdarbinimo proceso būklę.
Išvada
Įdarbinimas yra viena iš tų sričių, kur net maži vėlavimai sukaupia daug papildomo darbo. Paraiška, kuri lieka neapdorota dvi dienas, nėra paprastas vėlavimas – tai dvi dienos, per kurias kandidatas mąsto, ar kas nors gavo jo laišką, dvi dienos, per kurias įdarbinimo komanda negali imtis veiksmų, ir dvi dienos, per kurias konkurentas gali pateikti pasiūlymą pirmas.
Įdarbinimo prašymų nukreipimo ir klasifikavimo sistema pašalina šį vėlavimą, panaikindama rankinį veiksmą tarp paraiškos gavimo ir jos paruošimo peržiūrai. Kandidatas siunčia el. laišką; įdarbinimo komisija gauna išsamią, struktūrizuotą kortelę. Viskas, kas vyksta tarp šių dviejų veiksmų, yra automatizuota.