Nuo el. pašto priedų iki struktūrizuotos, paieškos funkciją turinčios duomenų bazės, niekam neatidarant nė vieno PDF failo
Problema: sąskaitos faktūros, pasislėpusios pašto dėžutėse
Kiekviena įmonė, bendradarbiaujanti su tiekėjais, susiduria su tuo pačiu varginančiu ciklu. Sąskaitos faktūros gaunamos elektroniniu paštu: kartais PDF formatu, kartais kaip nuskaityti vaizdai, kartais pasislėpusios persiųstų laiškų grandinėse. Kažkas iš komandos turi atidaryti kiekvieną iš jų, perskaityti priedą, išgauti svarbiausius duomenis ir rankiniu būdu įvesti juos į skaičiuoklę ar duomenų bazę. Tada viską kartoti iš naujo, dešimtis kartų per savaitę.
Šis procesas yra lėtas, turi didelę klaidų riziką ir, suskaičiavus valandas, stebėtinai brangus. Dauguma komandų atpažins šį modelį:
- Rankinis el. laiškų rūšiavimas - pašto dėžutės peržiūrėjimas, siekiant nustatyti, kuriuose el. laiškuose iš tikrųjų yra sąskaitos faktūros, o kurie yra nereikalingi.
- Pasikartojantis duomenų įvedimas - kiekvieno PDF atidarymas, tiekėjo pavadinimo, sąskaitos faktūros numerio ir datos perskaitymas, tada šių verčių įvedimas į atskirą sistemą.
- Priedų tvarkymas - failų atsisiuntimas, jų pervadinimas, įkėlimas į reikiamą aplanką ar duomenų bazę. Failai pasimeta, yra neteisingai pavadinti arba pamirštami.
- Nėra vieno patikimo šaltinio - sąskaitų faktūrų duomenys galiausiai išsibarsto po el. laiškų pokalbius, vietinius aplankus ir tik pusiau prižiūrimas skaičiuokles. Norint rasti konkrečią sąskaitą faktūrą, išsiųstą prieš tris mėnesius, tenka peržiūrėti jas visas.
Mes nusprendėme pašalinti visą šį darbo srautą.
Ką sukūrėme
Mes tai vadiname automatizuota sąskaitų surinkimo sistema. Kai gaunamas sąskaitos faktūros laiškas, sistema jį patikrina, dirbtinio intelekto pagalba iš priedų išskiria struktūrizuotus duomenis ir visus duomenis bei originalius failus saugo centralizuotoje duomenų bazėje, turinčioje paieškos funkciją.
Niekam nereikia atidaryti el. laiško, skaityti PDF failo ar užpildyti nė vieno laukelio. Sistema tvarko visą procesą: gavimą, patvirtinimą, duomenų išgavimą ir saugojimą.
Ji susideda iš trijų pagrindinių funkcijų:
1. Automatiškai gauna ir patvirtina sąskaitų faktūrų el. laiškus
Sistema stebi specialią sąskaitų faktūrų pašto dėžutę. Kai gaunamas el. laiškas, aktyvuojamas procesas ir iš karto patikrinama, ar pranešimas yra tinkamas: patvirtinama, ar gavėjo adresas sutampa, ir prieš pradedant bet kokį apdorojimą atrenkama nesusijusi informacija.
Šis pirmasis etapas užtikrina, kad būtų apdorojamos tik tikros sąskaitos faktūros, taip išvengiant duomenų bazės perkrovos nereikalinga informacija.
2. Išskiria sąskaitų faktūrų duomenis naudodama DI
Kiekvienam patvirtintam el. laiškui sistema atlieka du DI valdomus veiksmus.
Pirma, ji klasifikuoja el. laiško turinį. DI modelis nuskaito laiško temą ir tekstą, kad nustatytų, ar pranešimas iš tiesų yra mūsų organizacijai skirta sąskaita faktūra, o ne rinkodaros laiškas, priminimas ar kitam asmeniui skirta sąskaita faktūra. Toliau apdorojamos tik patvirtintos sąskaitos faktūros.
Antra, iš priedo išgauna struktūrizuotus duomenis. Sistema atsisiunčia PDF failą, perskaito jo turinį ir, naudodama DI modelį, išskiria svarbius laukelius: tiekėjo pavadinimą, sąskaitos faktūros numerį ir sąskaitos faktūros datą. Išgauti duomenys pateikiami struktūrizuotu formatu, normalizuoti ir paruošti saugojimui, nereikalaujant rankinio analizavimo.
| Informacijos laukelis | Pateikiama informacija | | -------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | | Tiekėjo pavadinimas | Įmonė, išdavusi sąskaitą faktūrą | | Sąskaitos faktūros numeris | Unikalus identifikatorius iš tiekėjo sistemos | | Sąskaitos faktūros data | Sąskaitos faktūros išdavimo data, suvienodinta pagal standartinį datos formatą |
3. Viską saugo struktūrizuotoje, paieškos funkciją turinčioje duomenų bazėje
Išgauti duomenys ir originalūs priedai vienu veiksmu įrašomi į „Baserow“ duomenų bazę. Kiekviena sąskaita tampa eilute, kurioje dirbtinio intelekto išgauti laukai užpildomi automatiškai, o kiekvienas originalus PDF failas įkeliamas ir pridedamas prie atitinkamo įrašo.
Rezultatas – aiški, filtruojama lentelė, kurioje bet kuris komandos narys gali atlikti paiešką pagal tiekėją, datų intervalą ar sąskaitos numerį ir vienu paspaudimu atidaryti originalų dokumentą.
Veikimo principas
25 mazgų „n8n“ darbo srautas tvarko visą procesą nuo pašto dėžutės iki duomenų bazės. Kiekvienas žingsnis yra specialiai sukurtas ir vykdomas be rankinio paleidimo.
- El. laiškų priėmimas - „webhook“ klausytojas aktyvuoja procesą, vos tik naujas el. laiškas pasiekia nurodytą adresą. Sistema atsisiunčia visą el. laiško turinį, įskaitant metaduomenis, laiško tekstą ir nuorodas į priedus.
- Gavėjo patvirtinimas - prieš pradedant bet kokį apdorojimą, patvirtinama, kad el. laiškas buvo išsiųstas teisingu sąskaitų surinkimo adresu. El. laiškai, kurie neatitinka reikalavimų, yra atmetami.
- DI klasifikacija - el. laiško tema ir tekstas yra siunčiami DI modeliui su vienu nurodymu: nustatyti, ar tai yra sąskaita, skirta mūsų organizacijai. Modelis grąžina binarinį įvertinimą. Tik patvirtintos sąskaitos keliauja toliau.
- Priedų apdorojimas - procesas iš patvirtinto el. laiško išrenkami visi priedai, jie atsisiunčiami ir iš kiekvieno PDF failo išskiriamas teksto turinys. Šiame etape apdorojami keli priedai viename el. laiške, o failų pavadinimai suvienodinami, kad būtų išvengta dubliavimosi.
- Duomenų išgavimas naudojant DI - išgautas tekstas perduodamas DI modeliui su struktūrizuotu užklausos tekstu. Modelis grąžina tiekėjo pavadinimą, sąskaitos numerį ir sąskaitos datą kompiuteriui suprantamu formatu, paruoštą įrašyti tiesiai į duomenų bazę.
- Saugojimas duomenų bazėje - „Baserow“ lentelėje su išgautais laukais sukuriama nauja eilutė. Tada kiekvienas priedas įkeliama į „Baserow“ failų saugyklą ir susiejamas su atitinkama eilute, sukuriant išsamų įrašą, kuriame struktūrizuoti duomenys susiejami su originalaus šaltinio dokumentu.
Visas procesas užtrunka vos kelias sekundes. Nuo elektroninio laiško gavimo iki visiškai užpildyto duomenų bazės įrašo atsiradimo nereikia jokio žmogaus įsikišimo.
Poveikis
Šiuo metu, šis procesas veikia gamybinėje aplinkoje ir apdoroja kiekvieną gaunamą sąskaitą be rankinio įsikišimo.
Anksčiau: Komandos narys rankiniu būdu tikrina pašto dėžutę, atidaro kiekvieną laišką, atsisiunčia PDF failą, perskaito sąskaitos duomenis, įveda juos į skaičiuoklę ir įkelia failą į reikiamą aplanką. Vienos sąskaitos apdorojimas užtrunka keletą minučių. Įsivelia klaidų, įskaitant sukeistus skaičius, neteisingas datas, trūkstamus priedus. Norint vėliau rasti konkrečią sąskaitą, tenka ieškoti el. laiškų grandinėse ir vietiniuose aplankuose.
Dabar: Sąskaitos gaunamos el. paštu ir atsiranda duomenų bazėje, išgautos, susistemintos ir įtrauktos į bylą be jokio žmogaus įsikišimo. Komanda atidaro vieną sąsają peržiūrai, paieškai ir eksportavimui.
Kas pasikeitė:
- Apdorojimo laikas sutrumpėjo beveik iki nulio - kiekviena sąskaita apdorojama per kelias sekundes, o ne minutes.
- Duomenų įvedimo klaidos buvo pašalintos - duomenų išgavimas naudojant DI visiškai pašalina rankinio perrašymo etapą.
- Kiekvieną sąskaitą galima rasti - struktūrizuoti laukai ir pridėti originalai leidžia akimirksniu rasti istorinius įrašus.
- Audito seka yra automatinė - originalūs PDF failai saugomi kartu su išgautais duomenimis, todėl kiekvieną įrašą galima susieti su jo šaltinio dokumentu.
Kaip tai galėtų būti tobulinama
Dabartinė sistema patikimai tvarko pagrindinį darbo srautą. Galimos plėtros galimybės:
- Eilutės duomenų išgavimas - duomenų išgavimo naudojant DI išplėtimas, kad būtų fiksuojamos ne tik antraštės lygmens laukai, bet ir atskiri eilutės elementai, kiekiai bei sumos.
- Integracija su apskaitos sistema - išgautų sąskaitų faktūrų duomenų sinchronizavimas tiesiogiai su apskaitos programine įranga, taip pašalinant dar vieną rankinio perkėlimo etapą.
- Tvirtinimo procesai - automatinio nukreipimo pridėjimas, kad sąskaitos faktūros, viršijančios tam tikrą ribą, prieš pažymėjimą kaip apdorotos, nusiųstų pranešimą vadovui.
- Veikimas keliomis kalbomis - užklausų išplėtimas, kad būtų tvarkomos sąskaitos faktūros keliomis kalbomis, taip palaikant tarptautinius santykius su tiekėjais.
Išvada
Sąskaitų faktūrų apdorojimas yra viena iš užduočių, kurios atrodo pernelyg nereikšmingos automatizavimui, kol nesusumuojate per metus sugaištų valandų, klaidų ir prarastų dokumentų. Automatizuota sąskaitų faktūrų surinkimo sistema įrodo, kad net ir įprastas administracinis darbas tampa efektyvesniu, įtraukus struktūruotą, DI paremtą sistemą.
Sistema nepakeičia finansų komandos. Ji suteikia jai tvarkingus duomenis: kiekviena sąskaita užregistruota, kiekvienas laukas išgautas, kiekvienas originalus dokumentas pridėtas, todėl komanda gali sutelkti dėmesį į darbą, kuriam iš tikrųjų reikia jų sprendimo.