Kaip pavertėme Jira veiklos ataskaitas į tikslius mėnesinius laiko paskirstymus nenaudodami skaičiuoklių.
Problema: laiko paskirstymas, kuriuo niekas nepasitiki
Kiekvieno mėnesio pabaigoje, kažkas turi atsakyti į apgaulingai paprastą klausimą: kiek laiko kiekvienas darbuotojas skyrė tam tikram projektui? Teoriškai, duomenys egzistuoja: užduotys registruojamos “Jira” platformoje, joms priskiriami sudėtingumo taškai, o darbai pažymimi kaip atlikti. Praktiškai, šių neapdorotų duomenų pavertimas aiškiu laiko paskirstymu yra varginantis rankinis darbas.
Už tai atsakingas asmuo turi surinkti kiekvieno komandos nario užbaigtas užduotis, sugrupuoti jas pagal projektus, apskaičiuoti proporcijas, įvesti rezultatus į skaičiuoklę, o tada paprašyti kiekvieno darbuotojo patvirtinti, kad skaičiai teisingi. Kai kas nors nesutinka, prasideda diskusijos el. paštu ar pokalbių programoje, kurių eigos neįmanoma sistemingai stebėti.
Problemos susidaro keliose srityse:
- Rankinis skaičiavimas remiantis neapdorotais duomenimis – iš „Jira“ sistemos reikia išrinkti kiekvieno asmens atliktas užduotis pagal projektus, susumuoti sudėtingumo taškus ir juos konvertuoti į procentinius paskirstymus. Vieno asmens mėnesinė ataskaita apima dešimtis užduočių iš kelių lentų.
- Nėra vieno patikimo šaltinio – apskaičiavimai apsigyvena rankiniu būdu tvarkomose skaičiuoklėse. Cirkuliuoja skirtingos versijos, o vėliau nėra patikimų istorinių įrašų, kuriais būtų galima remtis.
- Patvirtinimas yra neformalus – žmonių prašoma patvirtinti savo paskirstymus pokalbių programose arba el. paštu. Nėra struktūruotos tvarkos, nėra progreso sekimo įrankių ir nėra būdo iš pirmo žvilgsnio pasakyti, kas patvirtino, o kas ne.
Mes sukūrėme sistemą, kuri tvarko visą ciklą: kas mėnesį automatiškai apskaičiuoja, praneša, patvirtina ir įrašo.
Ką sukūrėme
Darbo laiko paskirstymo ir patvirtinimo sistema sujungia „Jira“, „NoSQL“ ir „Slack“ į vieną automatizuotą ciklą. Kiekvieno mėnesio pirmą dieną ji apskaičiuoja kiekvieno darbuotojo darbo laiko paskirstymą tarp projektų, remdamasi jų užbaigtomis „Jira“ užduotimis, įrašo rezultatus į struktūrizuotą duomenų bazę, išsiunčia asmeninius „Slack“ pranešimus, kuriuose kiekvieno asmens prašoma patvirtinti paskirstymą, ir kasdien siunčia priminimus, kol visi atsako.
Sistema veikia trimis etapais:
1 etapas: Laiko paskirstymo apskaičiavimas pagal „Jira“ duomenis
Kiekvieno mėnesio pirmą dieną procesas iš kiekvieno aktyvaus „Jira“ vartotojo surenka visas praėjusį mėnesį užbaigtas užduotis. Kiekvieno darbuotojo užduotys sugrupuojamos pagal projektus, susumuojami užduočių sudėtingumo taškai ir apskaičiuojama, kokia procentinė dalis jo darbo laiko buvo skirta kiekvienam projektui.
Rezultatai įrašomi į NocoDB lentelę: viena eilutė vienam asmeniui, vienam projektui ir vienam mėnesiui su numatytu paskirstymo procentu, būsenos laukeliu, nustatytu kaip „Laukiama“, ir darbuotojo el. paštu, kad vėliau būtų galima sulyginti duomenis.
| Laukelis | Kokie duomenys jame pateikiami | | ----------------- | --------------------------------------------------------------------------- | | Asmuo | Darbuotojo vardas ir pavardė | | Projektas | „Jira“ projektas, kurio užduotis buvo atlikta | | Mėnuo | Ataskaitinis laikotarpis (metai-mėnuo) | | Taškai | Bendras projekto užbaigtų užduočių taškų skaičius | | Numatoma dalis | Apskaičiuotas paskirto laiko procentas | | Patvirtinta dalis | Patvirtintas paskirto laiko procentas (įrašomas po darbuotojo patvirtinimo) | | Būklė | Laukiama arba Patvirtinta |
Ši sistema atsižvelgia ir į kraštutinius atvejus: užduotims, kurioms nepriskirti istorijos taškai, suteikiama numatytoji vertė, o lentos, kuriose fiksuojami tikslai, o ne atskiri darbai, į skaičiavimus neįtraukiamos. Duplikatai išvengiami tikrinant esamus įrašus prieš įterpiant naujus.
2 etapas: pranešimas darbuotojams per „Slack“
Apskaičiavus paskirstymus, įjungiamas kasdienis pranešimų siuntimo procesas. Jis surenka visas „Laukiama“ eilutes atitinkamam mėnesiui, iš automatiškai atnaujinamo darbuotojų sąrašo paima kiekvieno darbuotojo „Slack“ ID ir sugrupuoja paskirstymo duomenis pagal asmenis.
Kiekvienas darbuotojas gauna vieną „Slack“ pranešimą, kuriame pateikiama išsami to mėnesio projektų paskirstymo ataskaita – kiekvienas projektas, numatomas procentinis dydis ir mygtukas „Patvirtinti“. Vienas pranešimas, vienas veiksmas, jokios dviprasmybės.
Šio kasdienio darbo proceso rezultatas – aiškus, tiesioginis pranešimas, kuris iškart siunčiamas į darbuotojo „Slack“ paskyrą. Štai kaip tas automatinis prašymas atrodo iš jų perspektyvos:
Jei darbuotojas nepatvirtina, kitą dieną jis vėl gauna tą patį pranešimą. Patvirtinus laiko paskirstymą, pranešimai nebesiunčiami. Komandos nariai neturi stebėti, kas atsakė, o kas ne – tai daro sistema.
3 etapas: Įrašo patvirtinimas ir ciklo užbaigimas
Kai darbuotojas paspaudžia mygtuką „Patvirtinti“, šį veiksmą užfiksuoja „webhook“. Sistema atnaujina jo paskirstymo eilutes „NocoDB“ duomenų bazėje, nustatydama statusą „Patvirtinta“ ir perkeldama numatytąją vertę į patvirtinto laukelį, taip pat pašalina mygtuką iš „Slack“ pranešimo, kad būtų išvengta pakartotinių pateikimų.
Rezultatas – tvarkinga duomenų bazė, kurioje vadovybė iš pirmo žvilgsnio gali pamatyti: kas patvirtino, kas dar laukia patvirtinimo ir kaip paskirstymas atrodo kiekviename projekte bet kurį mėnesį.
Niekam nebereikia rankiniu būdu lyginti „Slack“ atsakymų su pagrindine skaičiuokle. „Webhook“ užfiksuoja paspaudimą ir akimirksniu atnaujina centrinę duomenų bazę, todėl vienu žvilgsniu galima atskirti baigtus paskirstymus nuo dar nebaigtų:
Kaip sistema veikia
Visą ciklą koordinuoja trys „n8n“ darbo srautai, kurių kiekvienas atlieka skirtingą užduotį.
- Mėnesio duomenų apskaičiavimo modulis - paleidžiamas kiekvieno mėnesio pirmą dieną 6 val. ryte. Jis surenka visus aktyvius „Jira“ vartotojus, patikrina jų užbaigtas užduotis už praėjusį mėnesį, apskaičiuoja užduočių sudėtingumo taškų paskirstymą pagal projektus, patikrina esamus įrašus, kad išvengtų dubliavimosi, ir įterpia naujas eilutes į „NocoDB“ lentelę „TimeAllocations“.
- Kasdienių pranešimų modulis - paleidžiamas kasdien 10 val. ryte (po to, kai apskaičiavimas baigiamas kiekvieno mėnesio pirmą dieną). Surenka visas tikslinio mėnesio nepatvirtintas eilutes, iš „Employees“ lentelės paima „Slack“ ID, sugrupuoja paskirstymus pagal asmenis ir siunčia vieną suvestinę „Slack“ žinutę kiekvienam darbuotojui, kuris dar nepatvirtino.
- Patvirtinimo atsakymų modulis - suaktyvinama „Slack“ webhooko, kai darbuotojas paspaudžia mygtuką „Patvirtinti“. Apdoroja sąveikos duomenis, atitinkamas „NoSQL“ duomenų bazės eilutes atnaujina į būseną „Patvirtinta“ ir pašalina mygtuką iš pradinės žinutės.
Laikas parinktas sąmoningai. Skaičiavimai atliekami 6 val. ryte, kad duomenys būtų paruošti prieš darbo dieną. Pranešimai siunčiami 10 val. ryte darbo valandomis, kai žmonės jau pradėję darbo dieną. Kasdieniai priminimai užtikrina, kad niekas nebus praleista, tačiau nėra pernelyg įkyrūs.
Atskiras pagalbinis darbo srautas palaiko „Darbuotojų“ lentelę aktualią, kasdien sinchronizuodamas aktyvius narius iš „Slack“. Darbuotojai, paliekantys darbo erdvę, automatiškai archyvuojami, todėl jie nustoja gauti patvirtinimo prašymus, niekam nereikia rankiniu būdu atnaujinti sąrašo.
Kaip tai pakeitė situaciją
Anksčiau: Kiekvieno mėnesio pabaigoje kažkas praleisdavo valandas rinkdamas duomenis iš „Jira“, kurdamas paskirstymo skaičiuokles, siųsdamas individualius pranešimus su prašymu patvirtinti, stebėdamas, kas atsakė, ir primindamas tiems, kurie neatsakė. Šis procesas buvo lėtas, klaidų rizika buvo didelė ir darbo kokybė priklausė nuo vieno asmens kruopštumo.
Dabar: Paskirstymai apskaičiuojami pagal „Jira“ duomenis kiekvieno mėnesio pirmą dieną. Darbuotojai gauna „Slack“ žinutę su savo paskirstymu ir vienu mygtuku patvirtinimui. Kasdieniniai priminimai automatiškai tvarko tolesnius veiksmus. Vadovybė atidaro vieną lentelę, kad pamatytų kiekvieno asmens statusą visuose projektuose.
Kas pasikeitė:
- Mėnesinis skaičiavimas sutrumpėjo nuo valandų iki minučių – užduoties sudėtingumo taškų suvestinė, projektų grupavimas ir procentų skaičiavimas vyksta automatiškai pagal realaus laiko „Jira“ duomenis.
- Patvirtinimas tapo struktūrizuotas - „Slack“ mygtukas pakeitė neformalias pokalbių žinutes. Kiekvienas atsakymas yra įrašomas, pažymimas laiko žyma ir atspindimas duomenų bazėje.
- Tolesni veiksmai vyksta automatiškai - kasdieniniai priminimai tęsiasi, kol kiekvienas darbuotojas patvirtina. Niekam nereikia stebėti, kas dar nepatvirtino, ar siųsti rankinius priminimus.
- Vadovybė turi informaciją realiu laiku - „NocoDB Contributions“ grupuoja paskirstymus pagal projektą ir mėnesį, bet kuriuo metu tiksliai parodydamas, kas kuo prisidėjo.
Kas toliau?
Dabartinė sistema apima pagrindinį mėnesio ciklą. Jos naudą būtų galima padidinti keliais būdais:
- Interaktyvus redagavimas „Slack“ programoje - suteikiant darbuotojams galimybę koreguoti savo paskirstymo procentines dalis tiesiogiai patvirtinimo pranešime, kai prognozės neatitinka tikrovės, užuot patvirtinus ar palikus nepatvirtintą.
- Sinchronizavimas su „Google Sheets“ - patvirtinti paskirstymai automatiškai perkeliami į esamą įmonės skaičiuoklės formatą, taip užpildant spragą tarp naujosios sistemos ir senosios ataskaitų teikimo sistemos.
- Istorinių tendencijų analizė - parodoma, kaip individualūs ir komandos paskirstymai keičiasi kas mėnesį, padedant vadovams pastebėti pajėgumų tendencijas, kol jos netapo problemomis.
- Laiko stebėjimas iš kelių šaltinių - įtraukiami laiko duomenys ne tik iš „Jira“, bet ir iš kitų šaltinių tiems darbuotojams, kurių darbas nėra visiškai užfiksuotas užduočių lentose, pavyzdžiui, klientų ar komandos narių konsultavimas.
Bendras vaizdas
Darbuotojų darbo paskirstymo analizė yra vienas iš tų procesų, kurio niekas nenori atlikti, bet to reikia kiekvienai įmonei. Jis apima projektų stebėjimą, finansinę atskaitomybę ir personalo valdymą – tai pernelyg svarbu, kad būtų galima ignoruoti, pernelyg nuobodu, kad būtų malonu, o klaidų rizika yra per didelė, kai užduotis atliekama rankiniu būdu.
Laiko apskaitos paskirstymo ir patvirtinimo sistema ne tik taupo laiką. Ji sukuria patikrinamą įrašą: apskaičiuotą pagal realius užduočių duomenis, patvirtintą kiekvieno darbuotojo ir saugomą struktūrizuotoje duomenų bazėje, kurią vadovybė gali patikrinti bet kuriuo metu. Skaičiai nėra kažkieno spėjimai, perrašyti į skaičiuoklę. Jie apskaičiuojami pagal faktiškai atliktą darbą ir patvirtinami jį atlikusių žmonių.