KPI rodiklių gavimas iš „Google Analytics“ ir „Amplitude“, jų įrašymas į skaičiuoklę ir kassavaitinis komandos narių informavimas, niekam net nepajudinus piršto.
Problema: pirmadienio rytai, praleidžiami kopijuojant skaičius
Kiekvieną pirmadienio rytą kas nors iš komandos turėjo atlikti tą pačią užduotį atidaryti „Google Analytics“, išgauti sesijų skaičių, pereiti į „Amplitude“, patikrinti registracijų ir puslapių peržiūrų skaičių, viską nukopijuoti į skaičiuoklę ir paskelbti santrauką „Slack“ programoje. Nuo pradžios iki pabaigos – apie 60 minučių, jei viskas vyko sklandžiai.
Visada kas nors nepavykdavo. Kažkas pamiršdavo. Skaičiai nesutapdavo. Nesuveikdavo formulė. O kadangi procesas priklausė nuo to, ar vienas asmuo prisimins tai padaryti laiku, bet koks jo nebuvimas reiškė, kad ataskaita tiesiog nebus parengta.
Gilesnė problema buvo ne laikas, o trapumas:
- Trys atskiri duomenų šaltiniai - „Google Analytics 4“, „Amplitude“ ir „Google“ skaičiuoklė, kuri tarnavo kaip istorinių įrašų saugykla. Kiekvienam reikėjo savo prisijungimo duomenų, savo užklausos, savo formato.
- Rankinis perrašymas - skaičiai paimami iš vieno ekrano ir įvedami į kitą. Kiekvienas perkėlimas buvo galimybė suklysti.
- Klaidų nematymas - kai pasikeisdavo API, pasibaigdavo prisijungimo duomenų galiojimas arba duomenų šaltinis grąžindavo tuščią rezultatą, niekas to nežinodavo, kol kas nors nepastebėdavo, kad skaičiai atrodo neteisingi. Iki to laiko sprendimai jau galėjo būti priimti remiantis neteisingais duomenimis.
- Priklausomybė nuo vieno darbuotojo - visa ataskaitų teikimo grandinė priklausė nuo vieno asmens pirmadienio ryto rutinos. Šventės, nedarbingumo dienos ar intensyvi savaitės pradžia reiškė, kad ataskaitos nebus.
Pakeitėme šią rutiną sistema.
Kaip sistema veikia
KPI ataskaitų sistema – tai pagal tvarkaraštį veikiantis procesas, kuris paleidžiamas kiekvieną pirmadienį 8 val. ryte. Ji gauna rodiklius iš „Google Analytics 4“ ir „Amplitude“, patikrina duomenis, įtraukia juos į „Google“ skaičiuoklę istoriniam stebėjimui ir įkelia suformatuotą suvestinę į „Slack“, kartu užtikrindama klaidų tvarkymą, kuris įspėja komandą, jei kuris nors duomenų šaltinis neveikia.
Niekas neatidaro analitikos informacijos suvestinės. Niekas nekopijuoja skaičių. Niekas nerašo pranešimų „Slack“ programoje. Ataskaita pateikiama laiku, kiekvieną savaitę, išlaikant tą pačią struktūrą ir patikimumą.
Informacija išgaunama iš kelių analitikos platformų
Sistema nuosekliai jungiasi prie dviejų analitikos platformų, iš kiekvienos iš jų gaunant duomenis už praėjusias septynias dienas.
„Google Analytics 4“ pateikia savaitinį sesijų skaičių, kiek apsilankymų sulaukė tikslinis puslapis. „Amplitude“ pateikia du rodiklius: unikalių vartotojų registracijas ir unikalius puslapių peržiūrėjimus visoje žiniatinklio programoje. Datų intervalas apskaičiuojamas dinamiškai kiekvieną kartą, kai vykdomas darbo srautas, todėl ataskaita visada apima tiksliai vieną savaitę be jokių spragų.
| Rodiklis | Šaltinis | Ką jis matuoja | | ----------------------- | ------------------ | ------------------------------------------------------ | | Apsilankymai tinklapyje | Google Analytics 4 | Sesijos rinkodaros svetainėje per pastarąsias 7 dienas | | Vartotojų registracijos | Amplitude | Atskiri vartotojai, užbaigę registraciją | | Apsilankymai svetainėje | Amplitude | Atskiri vartotojai, peržiūrėję puslapius programoje |
Viskas įrašoma į nuolatinį archyvą
Kiekvienos savaitės rodikliai įtraukiami kaip nauja eilutė „Google“ skaičiuoklėje. Laikui bėgant susidaro nuolatinis istorinis archyvas, kuriame savaitės tendencijos matomos iš pirmo žvilgsnio, ir tam nereikia, kad kas nors rankiniu būdu tvarkytų skaičiuoklę.
Skaičiuoklėje prie kiekvieno rodiklio nurodytas datų intervalas, todėl bet kurią eilutę galima susieti su tiksliu ataskaitiniu laikotarpiu.
Informuoja komandą suformatuota santrauka „Slack“ platformoje
Kai duomenys patvirtinami, į „Slack“ išsiunčiamas struktūrizuotas pranešimas. Į ji įtraukiami konkretūs skaičiai, registracijos, apsilankymai puslapyje ir apsilankymai internetinėje svetainėje, suformatuoti taip, kad būtų galima greitai peržiūrėti.
Komanda mato ataskaitą savo kanale kiekvieną pirmadienį tuo pačiu laiku. Niekas neklausia „ar kas nors surinko skaičius?“, nes atsakymas visada yra „taip“.
Tvarko klaidas be nepastebimų gedimų
Tai yra svarbiausia funkcija sistemai, veikiančiai be priežiūros. Kiekvienas duomenų šaltinis yra gaunamas įjungus klaidų tvarkymą: jei „Google Analytics“ nesuteikia prieigos prie duomenų arba „Amplitude“ pateikia tuščią ataskaitą, sistema nesustoja. Vietoj to ji užfiksuoja konkrečią klaidą, nukreipia ją į atskirą pranešimų kanalą ir „Slack“ paskelbia aiškų įspėjimą, kuriame tiksliai paaiškinama, kas sugedo.
Komanda sužino, kad kažkas nepavyko, tuo pačiu metu, kai tai įvyksta, o ne po kelių dienų, kai kas nors pastebi spragą skaičiuoklėje.
Sistemos architektūra
Sistema sukurta kaip 12 mazgų „n8n“ projektas, suprojektuotas pagal paprastą principą: kaupti duomenis, kai jie teka, kad gedimas bet kuriuo metu nelemtų jau sukauptų duomenų praradimo.
Planuotas trigeris – sistema paleidžiama kiekvieną pirmadienį 8 val. ryte. Rankinis aktyvinimas nereikalingas.
Datos intervalo skaičiavimas – kodavimo mazgas apskaičiuoja paskutines septynias dienas formatais, kurių tikisi kiekviena API. „Google Analytics“ iš prigimties priima santykines datas; „Amplitude“ reikalauja konkretaus datos formato. Abiejų duomenys generuojami pagal tą patį skaičiavimą.
Sistemingas duomenų išgavimas - duomenys iš pradžių išgaunami iš „Google Analytics 4“, tada iš „Amplitude“ dėl registracijų, o po to „Amplitude“ dėl puslapių peržiūrų. Po kiekvieno duomenų gavimo atsakymas užfiksuojamas ir patikrinamas dėl klaidų. Šis kaupimo modelis reiškia, kad net jei trečiasis API iškvietimas nepavyksta, duomenys iš pirmųjų dviejų išlieka.
Formatavimas - vienas mazgas iš neapdorotų API atsakymų išskiria faktines metrikos reikšmes ir jas susistemina į aiškų formatą, tinkamą tiek skaičiuoklei, tiek „Slack“ pranešimui.
Klaidų nukreipimas - IF mazgas patikrina, ar per duomenų gavimo seką buvo užfiksuota kokių nors klaidų. Jei taip, sukuriamas klaidos pranešimas. Jei ne, sistema tęsia savo darbą: informaciją prideda į „Google Sheets“, tada paskelbia „Slack“.
Dvigubas išvesties rezultatas - sėkmingai užbaigus procesą, informacija supildoma dviejose vietose: „Google Sheet“ gauna naują eilutę su savaitės duomenimis, o „Slack“ gauna suformatuotą santrauką.
Anksčiau ir dabar
Nuo įdiegimo, sistema analizuoja duomenis kiekvieną pirmadienį.
Anksčiau: Kiekvieną pirmadienio rytą kažkas praleidžia valandą prisijungdamas prie trijų platformų, vykdydamas užklausas, kopijuodamas skaičius į skaičiuoklę, dar kartą tikrindamas sumas ir skelbdamas „Slack“. Kai to asmens nėra, ataskaita nesudaroma. Kai jis padaro rašybos klaidą, įrašas yra neteisingas, kol kas nors ją pastebi.
Dabar: Ataskaita į „Slack“ patenka kiekvieną pirmadienį 8 val. ryte. Skaičiuoklė papildoma viena eilute. Jei kas nors sugenda, komanda apie tai sužino iš karto. Asmuo, kuris anksčiau tai darydavo rankiniu būdu, dabar tą valandą skiria darbui, kuriam iš tiesų reikalingi jo sprendimai.
Išmatuoti rezultatai:
- Sutaupoma ~4 valandos per mėnesį - kiekvieną savaitę pašalinama 60 minučių rankinio darbo.
- Ataskaitos gaunamos laiku, kiekvieną kartą - be praleistų savaičių, be vėlavimų, nepriklausomai nuo kieno nors užimtumo.
- Pašalintos kopijavimo ir įklijavimo klaidos - skaičiai patenka tiesiai iš API į skaičiuoklę ir „Slack“. Nereikia žmogaus, rankiniu būdu įvedančio duomenis.
- Klaidos paaiškėja iš karto - kai duomenų šaltinis neveikia, komanda per kelias minutes gauna konkretų įspėjimą, o ne įžvalgą, kam nors kylančią po kelių dienų.
Kaip tai bus plėtojama toliau
Dabartinis procesas apima pagrindinį savaitinį ciklą. Toliau planuojamas progresas apima:
- Papildomi duomenų šaltiniai - CRM rodiklių, pagalbos užklausų skaičiaus ar pajamų duomenų susiejimas su esamais analitikos duomenimis, siekiant sukurti išsamesnį savaitės vaizdą.
- Tendencijų palyginimas - savaitės ar mėnesio pokyčių įtraukimas į „Slack“ pranešimus, kad komanda matytų ne tik absoliučius skaičius, bet ir tendencijas bei pokyčių tempą.
- Integracija su informacine suvestine - tų pačių duomenų perkėlimas į realaus laiko informacinę suvestinę, kad būtų užtikrintas matomumas tarp savaitinių ataskaitų.
- Ribinių verčių įspėjimai - iškart siunčiami pranešimai, kai rodiklis nukrenta žemiau nustatytos ribos, o ne laukiama, kol problema bus atskleista pirmadienio ataskaitoje.
- Siuntimas kelioms komandoms - skirtingų rodiklių pogrupių siuntimas į skirtingus „Slack“ kanalus, atsižvelgiant į tai, kas rūpi kiekvienai komandai.
Kodėl tai svarbu
Ataskaitų apie KPI rengimas yra tokia užduotis, kuri atrodo pernelyg paprasta automatizuoti, kol neatsižvelgiama į savaites, kai ji pamirštama, skaičius, kurie supainiojami, ir valandas, kurios ištirpsta atliekant užduotis, apie kurias niekas nesusimąsto. Automatizavimo nauda – ne tik sutaupytas laikas. Tai nuoseklumas, patikimumas ir tikrumas, kad skaičiai, kuriuos komanda mato pirmadienio rytą, yra tie patys skaičiai, kuriuos iš tikrųjų pateikė sistema.
KPI ataskaitų sistema nesukuria įžvalgų. Ji sukuria pasitikėjimą duomenimis ir atlaisvina žmonių, kurie anksčiau juos rinko, laiką, kad jie galėtų sutelkti dėmesį į tai, ką tie duomenys iš tikrųjų reiškia.