Kiekvienoje įmonėje yra darbų, kurie niekada neatsidūrė organizacinėje schemoje. Ne todėl, kad jie būtų nesvarbūs, o tiesiog todėl, kad niekas jų taip ir neįvardijo. Tai gali būti nepatvirtinta lentelė, neoficialus darbų sąrašas ar tiesiog procesas, kurį vienas žmogus puikiai žino, nes visus tuos metus jis buvo tas, kuris jį atlikdavo. Tai nėra jokios paslaptys. Tiesiog apie šiuos darbus niekas niekada nepaklausė. Būtent dėl šios spragos tiek daug įmonių suklysta įgyvendindamos savo pirmąjį DI projektą. Vadovybė nusprendžia, kad DI yra svarbu - dažnai iškart po valdybos posėdžio ar konkurento pranešimo - ir užduoda akivaizdų klausimą: nuo ko pradėti? Per dažnai atsakymą nulemia ne tai, kur DI galėtų sukurti didžiausią vertę, o tai, kas posėdyje garsiausiai ar įtikinamiausiai išdėsto savo argumentus. Biudžetas galiausiai skiriamas garsiausiai išreikštam reikalavimui, nors nebūtinai tai yra ta problema, kuri įmonei kainuoja daugiausia.
Ką iš tikrųjų daro „AI Scan“
„AI Scan“ pakeičia spėliones įrodymais. Per penkias-dešimt darbo dienų agentas kasdien trumpai bendrauja su jūsų darbuotojais tiesiogiai „Slack“ ar „Teams“ erdvėje, kurią jie jau naudoja. Kiekvieną pokalbį sudaro apie dešimt žinučių.
Kiekvienas atsakymas įtraukiamas į vieną ataskaitą. Šioje ataskaitoje aprašoma, kaip iš tikrųjų veikia jūsų įmonė, ir pateikiamas darbų, kuriuos galėtų palengvinti DI, reitingas - nuo perspektyviausių iki mažiausiai perspektyvių. Tai ir yra visos paslaugos esmė. „AI Scan“ nurodo, į ką reikia sutelkti dėmesį. Jis nieko nesukuria. Praktikoje tai reiškia, kad gaunate reitinguotą, įrodymais pagrįstą sąrašą, o ne sprendimą, kurį priima tas, kas paskutinis pasisakė susirinkime.
Kaip vyksta pokalbis
Darbuotojai niekada nemato jokios formos, vertinimo skalės ar išskleidžiamojo meniu. Kiekvienoje agento žinutėje užduodamas vienas atviras klausimas apie tai, kas šiuo metu iš tikrųjų vyksta jų darbe. Nėra jokių pasirinkimo variantų sąrašo, nes meniu verčia žmones rinktis iš to, kas jiems pateikta, o ne apibūdinti, ką jie iš tikrųjų daro. Keletas tikrų pokalbio pradžios klausimų:
- „Kuo šiandien užsiimate?“
- „Ar yra kažkas, ką tenka perdaryti ar patikrinti dažniau, nei norėtumėte?“
- „Ar yra darbų, kuriuos atliekant nuolat tenka prašyti kitų žmonių naujausios informacijos?“
- „Ar kada nors tenka kopijuoti tą pačią informaciją į kelias skirtingas sistemas?“
Agentas turi 45 pradžios klausimus, suskirstytus į vienuolika temų – nuo įrankių, kuriais žmonės kasdien naudojasi, iki dalykų, kurių jiems tenka laukti, ir situacijų, kai sprendimus priima remdamiesi nuojauta, o ne aiškiomis taisyklėmis. Tai nėra griežtas scenarijus – veikiau atspirties taškai pokalbiui. Todėl net du žmonės iš tos pačios įmonės gali papasakoti visiškai skirtingas istorijas.
Pirmasis klausimas retai kada atlieka tikrąjį darbą. Antrasis ir trečiasis - taip. Kai kas nors įvardija procesą, agentas paklausia, kaip dažnai tai vyksta. Kai kas nors pamini sistemą, kurią naudoja, agentas klausia, kas atsitinka su ta informacija, kai ji išeina iš sistemos. Paprastai būtent taip paaiškėja, kad tarp dviejų įrankių vyksta rankinis perdavimas. Kai kas nors pamini, kad laukia kolegos, agentas klausia, ar jie daro ką nors, kad pagreitintų procesą. Paprastai būtent čia išaiškėja, kad siunčiami priminimų el. laiškai ir vedamos asmeninės sekimo lentelės. O kai atsakymas lieka nekonkretus, agentas klausia, kada tai įvyko paskutinį kartą, o ne kartoja tą patį abstraktų klausimą.
Per visą apklausą kiekvienas asmuo paprastai apibūdina nuo trijų iki dešimties pasikartojančių užduočių, pavyzdžiui, tiekėjų sąskaitų suderinimą kiekvieną penktadienį. Kiekvienos užduoties atveju agentas stengiasi išsiaiškinti penkis dalykus:
- Kokia yra užduotis, paprasta kalba
- Kokie veiksmai atliekami rankiniu būdu
- Kiek dažnai tai vyksta ir kokiu mastu
- Kokios dalys grįžta atgal arba turi būti atliktos iš naujo
- Kokie sprendimai reikalauja žmogaus, o kuriuos galėtų priimti mašina
Kodėl atsakymai turi ateiti iš tų, kurie atlieka darbą
Dviejų šimtų žmonių įmonėje niekas nemato visos situacijos iš visų pusių. Skyriaus vadovas gali apibūdinti, ką turėtų daryti jo komanda. Tik tas, kuris kiekvieną penktadienį atlieka tą darbą, žino, kad ta skaičiuoklė iš viso egzistuoja. Tokios informacijos retai išlieka po seminaro, kuriame dalyvauja vadovas. Tačiau būtent tai įmonė turėtų žinoti prieš skirdama biudžetą.
Be to, su agentu žmonės dažnai kalba atviriau nei sėdėdami kambaryje, pilname kolegų. Tai ir yra viena pagrindinių priežasčių, kodėl šie pokalbiai vyksta individualiai ir raštu. Vos surinkus atsakymus, jie atskiriami nuo vardų ir pavardžių. Analizuojama ne tai, ką pasakė konkretus žmogus, o tai, kas vyksta konkrečioje pareigybėje ar skyriuje.
Ar kalbama apie kieno nors pakeitimą?
Tai pirmasis klausimas, kurį užduoda kiekvienas dalyvis. Agentui svarbu ne tik tai, ką žmogus daro, bet ir kas vyksta aplink jo pagrindinį darbą: kiek laiko tenka rinkti informaciją, laukti atsakymų ar atlikti pasikartojančias užduotis.
Greitai išryškėja pasikartojantys scenarijai: duomenys rankomis perkeliami tarp sistemų, savaitinės ataskaitos surenkamos iš kelių šaltinių, laiškai rūšiuojami ir perduodami atsakingam žmogui, o kartais tiesiog tenka vytis kolegas, kad sužinotum, ar jie jau atliko savo dalį. Taip pat dažnai kartojasi dokumentų rengimas pagal tą patį šabloną.
Tačiau ne kiekvieną tokią užduotį verta perduoti DI. Kai kur ji atliekama per retai, kitur būtinas žmogaus sprendimas arba trūksta tinkamų duomenų. Todėl analizė parodo ne tik tai, ką būtų galima automatizuoti, bet ir kur DI geriau nenaudoti.
Ataskaitos turinys
Pati ataskaita yra platforma, į kurią prisijungiate ir kurią saugote. Galite pažymėti skyrius, palikti komentarus kolegoms ir bet kada ją eksportuoti. Ji susideda iš šešių dalių, kurios nėra sujungtos į vieną ilgą dokumentą, o kiekviena turi savitą formą.
Apžvalga - tai trumpa santrauka pačioje ataskaitos pradžioje: kiek žmonių dalyvavo ir dvi–keturios temos, kurios nuolat kartojosi jų atsakymuose. Joje taip pat nurodoma, kokią visumos dalį iš tikrųjų apima interviu, todėl ataskaita, parengta remiantis vos keliomis atsakymais, skirsis nuo ataskaitos, parengtos remiantis visos įmonės darbuotojų nuomonėmis.
Technologijų apžvalga parodo, kokiomis sistemomis naudojasi įmonė ir kaip jos tarpusavyje susijusios. Ištisinė linija reiškia, kad duomenys perduodami automatiškai, o punktyrinė – kad juos kažkas perkelia rankiniu būdu. Žymė prie sistemos nurodo vietą, kurią darbuotojai įvardijo kaip problematišką. Taip tampa matomos ir iš pirmo žvilgsnio nereikšmingos spragos - pavyzdžiui, skaičiuoklė, kuri naudojama kaip tarpinė grandis tarp dviejų oficialių sistemų.
Procesų sąraše išvardyti interviu metu nustatyti pasikartojantys darbai, sugrupuoti pagal juos atliekančius skyrius. Kiekvienoje eilutėje nurodyta, kaip dažnai atliekamas darbas ir kiek žmonių jį atskirai apibūdino. Be to, pažymėta, jei jis kitur ataskaitoje taip pat buvo įvertintas kaip galimybė. Paimkime vieną įrašą: mėnesinio tiekėjų sąskaitų faktūrų paketo apdorojimas. Jame nurodyta už jį atsakinga pareigybė ir užfiksuota, kad per mėnesį susidaro apie devyniasdešimt sąskaitų faktūrų, kurių dauguma gaunama per pirmąją savaitę. Pats darbas: sąskaitų faktūrų atsisiuntimas iš bendros pašto dėžutės, kiekvienos sąskaitos faktūros sutikrinimas su pirkimo užsakymu, jų įvedimas į finansų sistemą, dokumentų archyvavimas. Pažymima, kad sąskaitas faktūras, kurioms nėra pirkimo užsakymo, reikia atsekti iki užsakymo pateikėjo. Pats įvedimas yra mechaninis, tačiau sprendimas, ar apmokėti sąskaitą faktūrą, neatitinkančią politikos reikalavimų, vis tiek priklauso nuo kažkieno vertinimo. Po kiekviena eilute pateikiamas išsamesnis aprašymas, sudarytas pačių darbuotojų žodžiais.
Galimybių žemėlapis kiekvieną galimybę atvaizduoja dviem ašimis: kaip gerai ji tinka dirbtiniam intelektui ir kokia ji yra svarbi. Svarba apibrėžiama kaip skausmas, padaugintas iš dažnumo – tai, kiek kažkas skauda, padauginta iš to, kaip dažnai tai atsitinka, todėl nedidelis kasdienis nepatogumas ir didelis, bet retas atvejis gali atsidurti toje pačioje vietoje. Kiekvienas taškas patenka į vieną iš keturių zonų: greitas laimėjimas, strateginis statymas, vertas investicijų, darbas, kurį reikia išspręsti visiškai nenaudojant DI, arba kažkas, kas buvo sąžiningai įvertinta, bet liko be jokio pasiūlymo.
Rekomendacijose išdėstoma tolesnė veiksmų seka: nuo ko pradėti dabar, kas bus toliau, kai pirmieji žingsniai bus įgyvendinti, ir ką reikės peržiūrėti, kai pagrindai taps tvirtesni. Kiekvienoje rekomendacijoje nurodoma, kokio pobūdžio veiksmas tai yra: jau esamo įrankio įdiegimas, lengvesnis automatizavimo lygis, individualus sprendimas arba tiesiog proceso patobulinimas savarankiškai, nereikalaujant dirbtinio intelekto.
Skyriuje „Ko nedaryti“ išvardyta viskas, ką analizė iš tikrųjų įvertino, bet sąmoningai nerekomendavo, ir paaiškinta, kodėl. Klientai mums sako, kad šį skyrių jie skaito pirmiausia. Atidėta idėja nereiškia galutinio „ne“. Tai raginimas grįžti prie jos, kai pasikeis įmonė, įrodymai ar pagrindiniai duomenys.
Kas „AI Scan“ nėra
„AI Scan“ nėra apklausa, IT auditas ar veiklos vertinimas. Jis neanalizuoja nieko, kas nėra pateikta „Slack“ ar „Teams“ kanale, kuriame vyksta pokalbis, o kiekviena išvada grindžiama tuo, ką darbuotojas iš tikrųjų pasakė. Agentas veda pokalbį, o ne konsultuoja: jis niekada nesiūlo sprendimų pokalbio metu, atsisakymas atsakyti yra galutinis. Jei ko nors neįmanoma sužinoti, ataskaitoje tai nurodoma, o ne spėliojama.
Trumpas apibendrinimas
Tokia skaičiuoklė yra beveik kiekvienoje įmonėje. „AI Scan“ padeda ją ir kitus panašius darbo trikdžius atrasti tiesiai iš žmonių, kurie su jais susiduria kasdien. Per 5-10 dienų pokalbių surinkta informacija paverčiama viena ataskaita, kurioje aiškiai matyti, kur DI galėtų būti naudingiausias.
Tai reiškia, kad sprendimai grindžiami ne spėjimais ar tuo, kas garsiausiai nuskamba valdybos posėdyje, o tuo, kas iš tikrųjų vyksta kasdieniame darbe. Kitaip tariant, atsakymas į klausimą „nuo ko pradėti?“ tampa gerokai aiškesnis.