Nuo šimtų pranešimų apie viešuosius pirkimus iki praktiškai pritaikomų santraukų, kurios per kelias minutes pateikiamos pardavimo komandai
Problema: aktualūs viešieji pirkimai pasimeta tarp informacijos gausos
Viešųjų pirkimų portaluose kasdien skelbiama šimtai konkursų. Technologijų įmonei, siekiančiai laimėti viešųjų pirkimų sutartis, kiekvienas pranešimas gali būti galimybė, arba – kas labiau tikėtina – tiesiog nereikšminga informacija. Vien tik Lietuvos viešųjų pirkimų portale (viesiejipirkimai.lt) nuolat skelbiama gausybė pranešimų, apimančių viską – nuo kelių tiesimo iki maitinimo paslaugų ir IT infrastruktūros.
Norint rasti konkursus, kurie iš tiesų atitinka jūsų galimybes, reikia perskaityti juos visus. Įvertinkite, ką reiškia vieno konkurso vertinimas:
- Informacijos perteklius - kasdien gaunama dešimtys pranešimų, kuriuos reikia peržiūrėti rankiniu būdu, kad būtų galima bent minimaliai nustatyti jų aktualumą.
- Kelių dokumentų analizė - vienas konkursas paprastai apima pranešimo dokumentus, sutarties specifikacijas ir techninius reikalavimus, išsibarsčiusius po daugybę PDF ir DOCX failų. Vieno konkurso vertinimas reiškia, kad reikia juos visus atsisiųsti ir perskaityti.
- Kalbos ir struktūros barjerai - konkurso dokumentai parašyti oficialia viešųjų pirkimų kalba, dažnai lietuvių, o svarbiausios detalės giliai paslėptos sudėtinguose teisiniuose ir techniniuose tekstuose.
- Lėti sprendimai - kol kas nors rankiniu būdu peržiūri konkursą, išskiria pagrindines detales ir informuoja pardavimo komandą, gali praeiti kelios dienos. Konkurencingoje viešųjų pirkimų aplinkoje toks vėlavimas yra svarbus.
- Nenuosekli peržiūra - kai peržiūra priklauso nuo vieno asmens, konkursai gali likti nepastebėti. Atostogos, intensyvios savaitės ar paprasčiausias pašto dėžutės perkrovimas sukuria „aklas zonas“.
Padauginkite tai iš dešimčių kasdienių pranešimų, ir skaičiavimai tampa nebeįmanomi. Nusprendėme automatizuoti visą procesą.
Sprendimas
Viešųjų pirkimų peržiūros ir santraukos pranešimų sistema – tai automatizuotas procesas, kuris stebi gaunamus pranešimus apie konkursus, nustato, ar kiekvienas iš jų atitinka mūsų galimybes, išgauna struktūrizuotą informaciją tiek iš konkurso puslapio, tiek iš pridėtų dokumentų, ir pateikia išsamią santrauką pardavimo komandai – visa tai be jokio rankinio įsikišimo.
Visas procesas apima viską nuo el. laiško gavimo iki santraukos pateikimo.
Štai ką atlieka kiekvienas proceso etapas:
1. Automatiškai filtruoja ir klasifikuoja gaunamus konkursus
Procesas stebi specialų el. pašto adresą, prijungtą prie Lietuvos viešųjų pirkimų portalo. Kai gaunamas pranešimas, sistema iš karto patikrina, ar tai tikras konkurso skelbimas, iš karto atmetant nesusijusią korespondenciją.
Patvirtintų konkursų el. laiškų atveju DI modelis išskiria konkurso nuorodą ir atsisiunčia visą konkurso puslapį. Vykdydamas antrąjį savo žingsnį, DI nuskaito konkurso pavadinimą, aprašymą ir metaduomenis, kad atsakytų į vieną klausimą: ar šis konkursas susijęs su technologinių sprendimų programinės įrangos kūrimu, IT paslaugomis, skaitmeninėmis platformomis ar infrastruktūra? Tik konkursai, kurie praeina šį atitikties patikrinimą, toliau keliauja toliau. Viskas kita yra atmetama, todėl komandai net nereikia to matyti.
2. Struktūruotų duomenų išgavimas iš konkursų puslapių ir dokumentų
Kiekvienam atitinkamam konkursui sistema atlieka dviejų lygių duomenų išgavimą.
Pirmiausia ji analizuoja patį konkurso puslapį ir išskiria 36 struktūruotus laukelius, apimančius viską nuo pagrindinių identifikacinių duomenų iki strateginės sprendimų priėmimo informacijos.
| Kategorija | Kokia informacija fiksuojama | | -------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------- | | Identifikacija | Konkurso pavadinimas, unikalus ID, organizatoriaus pavadinimas, CPV ir NUTS kodai | | Finansai | Numatoma vertė eurais, ES finansavimo statusas, tarptautiškumas | | Terminai | Pateikimo terminas, paaiškinimų teikimo laikotarpis, kvietimo data, sutarties trukmė | | Reikalavimai | Vertinimo kriterijai, sutarties tipas, konkurso metodas, alternatyvių pasiūlymų politika | | Logistika | Skelbimo kalba, laimėtojo nustatymo metodas, dalių/kategorijų suskirstymas |
Antra, sistema aptinka ir atsisiunčia visus pridėtus dokumentus – tiek pranešimus, tiek sutarties specifikacijų failus. Ji palaiko įvairius failų formatus ir išgauna tekstą tiek iš PDF, tiek iš DOCX failų. Tada kiekvieną dokumentą analizuoja dirbtinio intelekto modelis, laikydamasis griežtų faktų išgavimo taisyklių: išskiria tai, kas aiškiai nurodyta – projekto apimtį, technologijas, našumo reikalavimus, biudžetą, rizikos veiksnius – ir atmetą viską, kas reikalautų spėliojimų.
3. Generuoja ir pateikia išsamią konkurso apžvalgą
Visa iš konkurso puslapio laukelių išgauta informacija, DI sugeneruota santrauka ir faktiniai duomenys iš kiekvieno pridėto dokumento sujungiami į vieną išsamią projekto apžvalgą.
Galutinis DI apdorojimo etapas sujungia ir pašalina pasikartojančius surinktus faktus, išsprendžia bet kokius nesuderinamumus remdamasis konkurso puslapio santrauka ir sukuria suformatuotą HTML dokumentą. Apžvalgoje pateikiama konkurso nuoroda, kuriamo produkto aprašymas, užsakančioji organizacija, biudžetas ir grafikas, techniniai reikalavimai bei rizikos veiksniai, susisteminti taip, kad juos būtų galima greitai peržiūrėti.
Ši apžvalga elektroniniu paštu išsiunčiama tiesiai pardavimo komandai. Per kelias minutes po atitinkamo konkurso paskelbimo komanda turi viską, ko reikia, kad nuspręstų, ar dalyvauti konkurse.
Kaip sistema veikia
30 mazgų „n8n“ darbo srautas koordinuoja visą procesą, apimantį „webhook“ aktyvaciją, dirbtinio intelekto analizę, „headless“ naršyklės automatizavimą ir įvairių formatų dokumentų apdorojimą.
- El. laiškų priėmimas ir filtravimas -„Mailgun“ „webhook“ aktyvuoja procesą, kai el. laiškas pasiekia nurodytą adresą. Sistema patikrina, ar laiško antraštė rodo, kad tai tikras konkurso skelbimas. Neatitinkantys reikalavimų el. laiškai iškart atmetami.
- Konkurso nuorodos išgavimas - jei pranešimas yra tinkamas, DI modelis analizuoja el. laiško tekstą, kad iš viešųjų pirkimų portalo išgautų konkurso nuorodą ir identifikacinį kodą.
- Puslapio atsisiuntimas ir aktualumo vertinimas - sistema atsisiunčia visą konkurso puslapį per HTTP užklausą. Tada DI modelis iš HTML išgauna 36 struktūrizuotus laukelius ir tuo pačiu metu įvertina, ar konkursas susijęs su technologiniais sprendimais. Neaktualūs konkursai atmetami.
- Santraukų kūrimas - atpažinus tinkamą konkursą, atskiras dirbtinio intelekto apdorojimo ciklas iš struktūrizuotų laukelių sukuria glaustą, profesionalią santrauką, kurioje pateikiama esminė informacija, pateikta greitam peržiūrėjimui patogiu formatu.
- Dokumentų paieška - „headless“ naršyklė naršo viešųjų pirkimų portale, kad surastų visus pridėtus dokumentus: skelbimų ir sutarčių specifikacijų failus. Surenkamos abiejų kategorijų atsisiuntimo nuorodos ir dokumentų identifikatoriai.
- Dokumentų apdorojimas ir faktų išgavimas - kiekvienas dokumentas atsisiunčiamas, nukreipiamas į atitinkamą teksto išgavimo programą pagal failo formatą ir analizuojamas dirbtinio intelekto modelio. Išgavimas vykdomas laikantis griežtų taisyklių – fiksuojami tik aiškiai nurodyti faktai. Nėra jokių išankstinių išvadų, prielaidų ar spragų užpildymo.
- Konsolidavimas ir pateikimas - galutinis DI modelis gauna visus iš kiekvieno dokumento išgautus faktus kartu su konkurso santrauka. Jis sukuria vieną struktūrizuotą HTML apžvalgą, kurioje nėra pasikartojimų, kuri yra nuosekli ir paruošta skaityti. Apžvalga automatiškai išsiunčiama el. paštu pardavimo komandai.
Poveikis
Skirtumas tarp rankinio ir automatizuoto tikrinimo yra akivaizdus ne tik laiko atžvilgiu, bet ir nuoseklumo, aprėpties bei reagavimo greičio požiūriu.
Anksčiau: Komandos narys kasdien dalį laiko praleidžia peržiūrėdamas pirkimų el. laiškus, atidarydamas konkursų puslapius, atsisiųsdamas pridėtus dokumentus, skaitydamas lietuviškus teisinius ir techninius tekstus bei rengdamas užrašus pardavimo komandai. Tinkamam vieno konkurso įvertinimui reikia nuo 15 iki 30 minučių. Kasdien gaunant dešimtis pranešimų, svarbios galimybės pasimeta, vėluoja arba visai praleidžiamos.
Dabar: Pardavimo komanda per kelias minutes po paskelbimo į savo pašto dėžutę gauna suformatuotą, išsamią konkurso apžvalgą, apimančią projekto apimtį, biudžetą, terminus, techninius reikalavimus ir rizikos veiksnius. Niekas neatidaro viešųjų pirkimų portalo. Niekas neatsisiunčia dokumentų. Komanda visą dėmesį skiria sprendimui, kuriuose konkursuose dalyvauti, ir pasiūlymų rengimui.
Konkrečiai:
- Peržiūros laikas sutrumpėjo nuo 15–30 minučių vienam konkursui iki beveik nulio - sistema nuo pradžios iki pabaigos vykdo atranką, duomenų išgavimą ir apibendrinimą.
- Konkursų peržiūra tapo nuosekli - pastebimas kiekvienas aktualus konkursas, nepriklausomai nuo to, kada jis paskelbtas ar kas tuo metu gali jį patikrinti.
- Santraukos yra nuoseklios ir išsamios - struktūrizuotas duomenų išgavimas pašalina rankinio užrašų sudarymo nepastovumą ir užtikrina, kad nebūtų praleista jokia svarbi detalė.
- Pardavimų komanda reaguoja greičiau - per kelias minutes po paskelbimo gaudama praktiškai pritaikomą informaciją, komanda įgyja pranašumą prieš konkurentus, kurie vis dar rankiniu būdu naršo portale.
Ką darysime toliau
Lietuvos viešieji pirkimai yra tik pradžia. Sistema sukurta taip, kad galėtų plėstis keliomis kryptimis:
- Veikimas įvairiuose portaluose - sistema gali būti plečiama, kad stebėtų kitų ES valstybių narių viešųjų pirkimų portalus, taip išplėčiant galimybių spektrą.
- CRM integracija - tinkamų konkursų įrašymas tiesiai į CRM sistemą, susiejant kiekvieną su atitinkama santrauka ir šaltiniais.
- Istorinių modelių analizė - stebėjimas, kokių tipų konkursus komanda laimi dažniausiai, ir tų duomenų naudojimas, siekiant laikui bėgant patobulinti atitikties vertinimą.
- Konsorciumo suderinimas - konkursų reikalavimų ir žinomų partnerių gebėjimų kryžminis palyginimas, siekiant pasiūlyti komandos sudėtį dar vertinimo proceso pradžioje.
- Pagalba rengiant paraiškas - išgautų reikalavimų ir anksčiau laimėjusių pasiūlymų naudojimas pirminio pasiūlymo metmenų sukūrimui.
Išvada
Viešieji pirkimai – tai lenktynės, kurios prasideda tyliai: naujas konkursas paskelbiamas portale, jį lengva praleisti, lengva neteisingai nustatyti prioritetus, lengva įvertinti per vėlai. Viešųjų konkursų peržiūros ir santraukos pranešimų sistema pašalina šį pavojų, užtikrindama, kad pardavimo komanda kaskart, be išimčių, per kelias minutes nuo paskelbimo gautų išsamų, struktūrizuotą informacinį pranešimą.
Svarbesnė pamoka yra tai, kad šis modelis – įvykiais pagrįstas stebėjimas, dirbtinio intelekto informacijos išgavimas ir klasifikavimas bei automatizuotas pateikimas – taikomas ne tik viešųjų pirkimų konkursuose. Bet kuri sritis, kurioje dėl didelio pranešimų skaičiaus ir didelės dokumentų apimties reikia greitai priimti sprendimus, yra tinkama šiam metodui taikyti. Mes pradėjome nuo Lietuvos viešųjų pirkimų. Tačiau šios sistemos taikymas tuo nesibaigia.